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Pflichtangaben für Rechnungen

Rechnungen korrekt auszustellen, ist für Unternehmen unerlässlich, um rechtliche und steuerliche Anforderungen zu erfüllen. Doch welche Angaben sind dabei verpflichtend? Unser umfassender Leitfaden zu Pflichtangaben in Rechnungen hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden und sorgt dafür, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Nutzen Sie unsere praktischen Checklisten, Musterrechnungen und wertvollen Tipps, um auf der sicheren Seite zu sein.

  • Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen
  • Musterrechnungen und Checklisten zur Rechnungserstellung
  • E-Rechnung: Pflicht ab 01.01.2025
  • Einzelheiten zu einzelnen Rechnungspflichtangaben
  • Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen
  • Pflichtangaben bei der Kleinbetragsrechnung
  • Sonderfall Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer
  • Elektronisch übermittelte Rechnung (gilt bis 31.12.2024)
  • Berichtigung von Rechnungen
  • Aufbewahrung von Rechnungen
  • Unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis

 Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen

Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er im Regelfall verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Leistungen gilt eine verkürzte Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung der Lieferung bzw. Leistung. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt eine Rechnungsstellungspflicht grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Bei der Erstellung einer rechnungsersetzenden Gutschrift (z.B. bei Provisionsabrechnungen) ist auf dem Abrechnungsdokument der Begriff „Gutschrift“ förmlich anzubringen.

Die Eingangsrechnung hat nach geltendem Recht gem. § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff "Gutschrift"
  • Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

 Musterrechnungen und Checklisten zur Rechnungserstellung

Die oben genannten Angaben sind auf allen Rechnungen zu vermerken, die einen Gesamtbetrag von über 250 Euro brutto aufweisen. Diese Anforderungen sind nicht nur formale Pflichten, sondern auch wesentliche Bestandteile einer ordnungsgemäßen Buchführung und steuerlichen Dokumentation.
Für Rechnungen, die unter diesem Betrag liegen, gibt es jedoch Erleichterungen. Diese Kleinbetragsrechnungen sollen den administrativen Aufwand für kleinere Geschäftsvorfälle reduzieren und die Prozesse vereinfachen.

Rechnungsanforderungen variieren also je nach Rechnungsbetrag. Um Ihnen den Überblick zu erleichtern und Sie bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu unterstützen, haben wir diese Anforderungen in jeweils einer detaillierten Checkliste zusammengefasst. Diese dienen als Schritt-für-Schritt-Anleitung um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen auf Ihren Rechnungen enthalten sind.

Weiterhin finden Sie eine praxisnahe Musterrechnung für Geschäftsvorfälle über 250 Euro brutto. Hier sehen Sie exemplarisch, wie eine korrekt ausgestellte Rechnung aussehen kann. Diese Vorlage hilft, Fehler zu vermeiden und die Konformität Ihrer Rechnungen mit den gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten.

 E-Rechnung: Pflicht ab 01.01.2025

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht durch das Wachstumschancengesetz in Deutschland eingeführt. Diese Regelung betrifft alle inländischen B2B-Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Inland. Die E-Rechnung ist definiert als strukturiertes elektronisches Datenformat (EN16931). Sie ersetzt herkömmliche Papier- und PDF-Rechnungen in vielen Fällen. Die E-Rechnung stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, bietet aber auch zahlreiche Vorteile. Sie ist umweltfreundlich, spart Papier und hilft, Unternehmensprozesse effizienter zu organisieren.

Informieren Sie sich jetzt über die genauen Anforderungen sowie Übergangsfristen und bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Umstellung vor. Alle wichtigen Informationen haben wir für Sie zusammengestellt.

Jetzt mehr zur E-Rechnung erfahren!  

Die E-Rechnungspflicht ersetzt die bis Jahresende geltenden Regelungen zur elektronisch übermittelten Rechnung.

Einzelheiten zu einzelnen Rechnungspflichtangaben

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers:

Gemäß § 31 Abs. 2 UStDV genügt es, wenn sich aufgrund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Es reicht jede Art von Anschrift, sofern der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger unter dieser Anschrift erreichbar ist.  Dabei ist es unerheblich, ob die wirtschaftlichen Tätigkeiten des leistenden Unternehmers unter der Anschrift ausgeübt werden, die in der von ihm ausgestellten Rechnung angegeben ist (vgl. BFH-Urteile vom 13. 6. 2018, XI R 20/14, BStBl II S. 800, und vom 21. 6. 2018, V R 25/15, BStBl II S. 809, und V R 28/16, BStBl II S. 806). Maßgeblich für eine Erreichbarkeit ist der Zeitpunkt der Rechnungsausstellung (vgl. BFH-Urteil vom 5. 12. 2018, XI R 22/14, BStBl 2020 II S. 418). 

Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikations-Nummer des leistenden Unternehmers:

Auf der Rechnung ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers anzugeben. Alternativ ist die Angabe der USt-IdNr. möglich. Die USt-IdNr. wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben. Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben. Bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z. B. Miete) werden vielfach keine gesonderten Rechnungen gestellt, sondern die regelmäßigen Zahlungen auf Grund eines zivilrechtlichen Vertrages geleistet. Auch diese (rechnungsersetzenden) Verträge müssen die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten.

Rechnungsnummer:

Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z.B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Nach Abschnitt 14.5. Abs.10 UStAE ist eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend.

Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben. Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Allerdings ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer erhalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten.

Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts bei Vereinnahmung des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung (Anzahlung):

Hier ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern sich hieraus ausdrücklich das Liefer-/Leistungsdatum ergibt. Wie der Umsatzsteuer-Anwendungserlass jedoch ausdrücklich regelt, reicht die Angabe des Lieferscheindatums ohne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht, nicht aus (vgl. Abschnitt 14.5 Abs.16 UStAE).

Für die Frage, ob ein entsprechender Hinweis auch vom Leistungsempfänger stammen darf, enthält der Umsatzsteuer-Anwendungserlass den Hinweis, dass zwar die Ergänzung der Rechnung nur durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden darf (vgl. Abschnitt 14.11 Abs.2 UStAE), es jedoch in diesem speziellen Punkt für unbedenklich gehalten werde, wenn der Empfänger das Lieferdatum anhand der sonstigen Geschäftsunterlagen (z.B. des Lieferscheins) ergänzt oder nachweist (vgl. Abschnitt 15.11 Abs.2 UStAE).

In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.

Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies z. B. gilt auch beim im Einzelhandel üblichen „Kauf über den Ladentisch“.

Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Lieferungs-/Leistungszeitpunkts kann im Einzelfall schwierig sein:

  1. Bei Abhollieferungen, wie sie im Einzelhandel üblich sind, ist Zeitpunkt der Lieferung bei Übergabe der Ware an den Käufer.
  2. Bei bewegten Lieferungen, zu denen Umsatzgeschäfte gehören, bei denen der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder Dritte (Spediteur) befördert oder versendet wird, ist der Lieferzeitpunkt stets der Zeitpunkt, an dem die Beförderung und Versendung an den Abnehmer beginnt.
  3. Bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft (§ 3 Abs. 6 Satz 5 f. UStG) richtet sich der Zeitpunkt der Lieferung nach den zwischen den Beteiligten vereinbarten Lieferklauseln (Incoterms). Bei Lieferung frei Haus (DDP) ist der Lieferzeitpunkt bei Eintreffen der Ware beim Empfänger, bei Lieferung ab Werk (EXW) ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Abgang der Ware aus dem Lager des Lieferanten.
  4. Bei Werklieferungen, d.h. wenn der Unternehmer die Be-/Verarbeitung eines Gegenstandes übernommen hat und dabei selbst beschaffte Hauptstoffe verwendet hat, ist der maßgebliche Zeitpunkt der Werklieferung die Fertigstellung und Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber.
  5. Bei sonstigen Leistungen jeglicher Art liegt der maßgebliche Zeitpunkt grundsätzlich bei deren Fertigstellung bzw. Beendigung und Abnahme. Bei zeitlich begrenzten Dienstleistungen ist die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt, es sei denn, die Beteiligten hatten Teilleistungen vereinbart (Vgl. Abschnitt 13.1 Abs. 3 UStAE).
  6. Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts nur dann erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Entgelt: Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).

Nach Abschnitt 14.5 Abs.19 UStAE gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises:

  1. Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B.
    „2 % Skonto bei Zahlung bis ...“
  2. Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B.
    „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“
    oder
    „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“
    oder
    „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“

Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können. Das Skonto muss nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt) ausgewiesen werden (vgl. Abschnitt 14.5 Abs.19 UStAE).

Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung: Bei dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung in der Rechnung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift nennt. Allerdings soll in der Rechnung ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Dabei reicht regelmäßig eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus (z. B. „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“, „Krankentransport“, u.s.w.).

Zusätzliche Rechnungsangabepflichten in besonderen Fällen

Angaben bei Reverse Charge Umsätzen: In Fällen der Steuerschuldumkehr ist ein Hinweis hierauf erforderlich. Hierfür ist folgende Formulierung vorgeschrieben: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei einem fehlenden Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld stellt sich die Frage nach der Relevanz in zweierlei Hinsicht. Zum einen materiell-rechtlich für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft und zum anderen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers. Materiell-rechtlich ist ein fehlender Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers keine Voraussetzung für die Umkehr der Steuerschuld. Das heißt, der (deutsche) Leistungsempfänger schuldet auch dann die Umsatzsteuer für die bezogene Leistung, wenn der entsprechende Hinweis fehlt (Abschnit 13b.14 Abs.2 UStAE). Im Abschnitt 13b.15 Abs.1 UStAE wird dies ausdrücklich bestätigt und ausgeführt, dass auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorliegen.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1 b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d.h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14 a Abs. 4 UStG).

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist seit dem 30. Juni 2013 auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen mit der verpflichtenden Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ nach § 25a UStG hinzuweisen.

In Fällen der Differenzbesteuerung ist seit dem 30. Juni 2013 in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG mit der Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“, „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ hinzuweisen.

Sonstige Sonderfälle: Für Sonderfälle wie grenzüberschreitende Dienstleistungen gelten Sonderregelungen.

Pflichtangaben bei der Kleinbetragsrechnung         

Für Lieferungen und sonstige Leistungen, die ab dem 01.01.2017 ausgeführt werden, wurde die Kleinbetragsrechnungs-Grenze des § 33 Satz 1 USTDV von 150 € auf 250 € angehoben.

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250,- Euro nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe (=Gesamtbetrag)
  • Anzuwendender Steuersatz (19% oder 7%) bzw. im Fall einer Steuerbefreiung entsprechender Hinweis

Kleinbetragsrechnungen müssen keine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) enthalten. Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung (§ 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG (§ 33 UStDV). Neben Kleinbetragsrechnungen müssen auch Fahrausweise keine fortlaufende Nummer enthalten.

Sonderfall Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer

Wer die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerreglung anwendet, muss keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie wird bei ihm nicht erhoben. Dennoch folgt hieraus nicht, dass die Rechnungsvorschriften keinerlei Rolle mehr spielen würden. Auch Kleinunternehmer sind Unternehmer, das heißt sie müssen die beschriebenen Rechnungspflichtangaben ebenso beachten wie steuerpflichtige Unternehmer. Besonderheit ist jedoch, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen, das heißt Kleinunternehmer müssen in Rechnungen grundsätzlich folgende Angaben aufnehmen: Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer (oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, wobei diese nur in Ausnahmefällen vorliegen wird) Ausstellungsdatum der Rechnung, Fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung, Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung, Entgelt und im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts. Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten entsprechend den obigen Ausführungen.

Beachte: Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht nicht. Es empfiehlt sich jedoch hierauf hinzuweisen, da andernfalls mit einer Zahlungsverzögerung zu rechnen ist, da der Rechnungsempfänger bei einer Rechnungseingangskontrolle den mangelnden Steuerausweis voraussichtlich beanstanden wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz geschehen: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)"

Elektronisch übermittelte Rechnung (gilt bis 31.12.2024)

Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form erstellt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat. Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerrechtlich gleichbehandelt. Rechnungen können daher ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, die Unveränderbarkeit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig: an die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können zwar, müssen aber nicht angewendet werden. Gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Pufpaff zwischen Rechnung und Leistung schaffen, erfüllen die genannten Kriterien. Dem genügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in dem Erlass beispielhaft zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können. Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht statuiert. Eine Besonderheit für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung ist allerdings zu beachten. Sie ist grundsätzlich entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Zu beachten ist auch, dass Rechnungen, soweit Sie von einem Serverfax abgesendet werden, aber auf einem Standardserver eingehen, als Standardrechnungen gelten. Ist dagegen auf der Empfängerseite auch ein Serverfax beteiligt, ordnet die Finanzverwaltung die Rechnungen als elektronische Rechnungen ein.

Berichtigung von Rechnungen

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle erforderlichen oder falsche Angaben enthält. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden. Die Berichtigung kann durch ein Dokument erfolgen, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, etwa wenn in diesem Dokument die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) der ursprünglichen Rechnung angegeben ist. Da der Leistungsempfänger nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG im Besitz einer ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung sein muss, kann er vom Rechnungsaussteller eine Berichtigung verlangen, wenn die Rechnung nicht diesen Anforderungen genügt und dadurch der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger gefährdet würde.

 Aufbewahrung von Rechnungen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten u.a. auch Vorgaben zur Aufbewahrung von steuerrelevanten Dokumenten und wurden aufgrund verschiedener gesetzlicher Änderungen durch das BMF-Schreiben vom 11.03.2024 angepasst. Der bewährte Praxisleitfaden der AWV zur GoBD steht Unternehmen als praxisorientierte Hilfestellung zur Verfügung

Der Unternehmer hat gemäß § 14b Abs. 1 UStG aufzubewahren:

  • ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,
  • alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat 

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Privatpersonen (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die aufgrund des „Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit“ von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Auf die Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, z. B. durch einen Zusatz „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.“

Unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis

Unberechtigter Steuerausweis: Wer in einer im Jahr 2004 ausgestellten Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Dies betrifft vor allem Kleinunternehmer, bei denen die Umsatzsteuer nach § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben wird, gilt aber auch, wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet und einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt. Die Steuer kann berichtigt werden, wenn der Rechnungsaussteller den unberechtigten Steuerausweis gegenüber dem Rechnungsempfänger für ungültig erklärt hat, die erstatteten Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückgezahlt wurden oder die Vorsteuer noch gar nicht geltend gemacht wurde.

Unrichtiger Steuerausweis: Weist der leistende Unternehmer oder der von ihm beauftragte Dritte in einer ausgestellten Rechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung einen höheren Steuerbetrag aus, als er nach dem Gesetz schuldet, schuldet der leistende Unternehmer auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Der leistende Unternehmer oder der von ihm beauftragte Dritte kann den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger berichtigen. Hat der Leistungsempfänger entgegen § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr.1 UStG einen höheren Betrag als die für die Lieferung oder sonstige Leistung gesetzlich geschuldete Steuer als Vorsteuer geltend gemacht, hat er den Mehrbetrag an das Finanzamt zurückzuzahlen.


Dieses Merkblatt soll erste rechtliche Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit.